Organizacja eventów to coś, co – przynajmniej w teorii – może zrobić każdy. Pytanie brzmi: czy to zawsze dobry pomysł? Dla jednych wydarzeń wystarczy zaangażowany zespół i dobra checklista. Często jednak event bardzo szybko staje się projektem, który zjada czas, energię i uwagę – często kosztem codziennych obowiązków. Poniżej rozkładamy na czynniki pierwsze, kiedy firma eventowa jest realnym wsparciem, a kiedy zbędnym wydatkiem.
Za co tak naprawdę płacisz agencji? Objaśniamy na przykładzie Compani.
To za nie płacisz w głównej mierze. Organizacja eventów to coś, co może robić każdy. To prawda. Pytanie tylko, jakie będą efekty i czy naprawdę warto. Event to gigantyczna porcja stresu. Wg wielu rankingów zawód event managera plasuje się w TOP5 najbardziej stresujących (obok żołnierza, pilota samolotu, kierowcy karetki czy strażaka). Kto organizował spotkanie firmowe pod czujnym okiem przełożonego, czy własne wesele wie o czym mówimy. 😉
Współpraca z profesjonalnymi event managerami to przede wszystkim odsysacz stresu, czasu i energii. Oddajesz imj w zarządzanie koncepcję kreatywną, planowanie przebiegu wydarzenia, egzekucję harmonogramu prac, relacje z dostawcami (o nich niżej), zakupyi przede wszystkim odpowiedzialność za każdy z tych obszarów. A często właśnie to „spięcie” poszczególnych elementów w jeden dobrze działający system jest największym wyzwaniem. I tutaj z pomocą przychodzi profesjonalny event manager.
Część decydentów myśli o organizacji eventów in-house. To jest ok, jeżeli w organizacji są osoby z kompetencjami, dysponujące czasem i zdrowiem, aby takie przedsięwzięcie skoordynować., Taki stan rzeczy najczęściej można zauważyć w dużych firmach z rozwiniętą kulturą organizacyjną.
Częściej jednak da się zaobserwować, że zadanie organizacji wydarzenia jest “przypięte” do danej osoby lub zespołu w firmie. Znasz się na dbaniu o ludzi, promocji i wielu innych rzeczach, ale organizacja imprez firmowych zwykle nie leży w zakresie Twoich obowiązków. Wychodzimy z założenia, że rzeczy działają najlepiej wtedy, kiedy każdy robi to, na czym się zna. A agencje eventowe, cóż, tworzą eventy i z tego właśnie żyją. Ciekawostka: jedną z najczęściej powtarzanych obserwacji w feedbackach od naszych klientów jest zdjęcie z głowy nie tylko stresu, co w ogóle myślenia o wielu składowych wydarzenia. Druga to zwolnienie czasu na samej imprezie, a co za tym idzie, możliwość jego przeżycia i kontaktu z uczestnikami.
Każdy, kto zajmuje się organizacją wydarzeń, traktuje własne eventy jak „swoje dzieci”. W pełni to rozumiemy – w końcu tworzymy też własne projekty. Ale doradztwo polega też na odradzaniu – i to częściej niż mogłoby się zdawać. Doświadczenie i bycie nieco mniej w „środku” eventu niż Ty, daje nam możliwość spojrzenia na wiele kwestii bez emocji, sentymentów i np. powiedzenie wprost, że przeszacowujesz liczbę atrakcji albo planujesz zbyt wystawny obiekt na lokalizację wydarzenia.
Co ważne, ten punkt nie kończy się na powiedzeniu „mniej dekoracji” – doradztwo otrzymujesz przed i w trakcie eventu, a ze wsparcia korzystasz w trakcie (na miejscu) i po wydarzeniu (podsumowanie efektów, ankiety satysfakcji itp.).
Może kojarzysz memy z serii „oczekiwania vs. rzeczywistość” – ani Tobie, ani nam nie zależy na tym, żeby taki mem trafnie opisywał Twoją imprezę firmową. Wspomniana wyżej znajomość rynku i obiektywizm pozwalają doradzić Ci takie rozwiązania, żeby tego rozjazdu nie było, lub był jak najmniejszy. A mówiąc mniej naokoło – Event Manager wie co i jak „przyciąć” (najczęściej sprawy idą właśnie w tę stronę), żebyś nie musiał/a szukać dodatkowych funduszy albo ustawiać limitu 2 przekąsek na osobę.
Sztandarowym przykładem jest pomysł zorganizowania koncertu gwiazdy albo występu standupera na imprezie firmowej. Tu możemy odpowiedzieć od razu – najczęściej mało kto zwróci na to uwagę, interakcja z gośćmi raczej będzie niewielka, może też wyjść niezręcznie. Zdecydowanie lepiej przeznaczyć tych kilkadziesiąt tysięcy złotych na coś innego.
Wiele agencji ma wypracowaną bazę dostawców. A to oznacza 2 kwestie: zaufanych, sprawdzonych podwykonawców, z którymi nie trzeba wypracowywać od zera zasad współpracy i ceny o kilkanaście lub kilkadziesiąt % niższe niż te, które usłyszysz samodzielnie zgłaszając się po wycenę.
Zdarza nam się usłyszeć: Przecież nie jest trudno znaleźć zaufanego podwykonawcę samodzielnie. Nie mówimy „nie”. Ale jeśli pomyślisz o tym tak: od dostawcy zależy sukces eventu (a czasami jego być albo nie być), to optyka może nieco się zmienić.
Nie każdy czyha na Twoją kieszeń. Natomiast z „plecami” w postaci agencji, która zna podwykonawców i mechanizmy rynkowe, trudniej wyciągnąć od Ciebie nieadekwatnie dużą kwotę.
WAŻNE: jeśli nie chcesz współpracować z agencją, najpierw „się policz” – sprawdź czy masz zespół i dostępne roboczogodziny oprócz Twoich zwyczajowych obowiązków. Łatwo jest niedoszacować ogromu pracy, jaką trzeba włożyć w przygotowanie wydarzenia.
Poniżej znajdziesz rodzaje wydarzeń, które możesz zorganizować samodzielnie.
Jeśli planujesz niewielkie spotkanie zespołu na 20-30 osób i chcesz zorganizować wyjście do restauracji, wigilię (spotkanie świąteczne), czy nawet jednodniową wycieczkę, prawdopodobnie nie potrzebujesz wsparcia agencji. Główne zadania, jakie stawia przed Tobą zorganizowanie takiej imprezy to:
Nie brzmi strasznie, prawda? Te zadania możesz spokojnie wykonać wewnętrznymi siłami firmy. Większość restauracji i lokali oferuje własne menu grupowe i dedykowane przestrzenie, a pracujący w nich managerowie mogą być bardzo pomocni w koordynacji wydarzenia. Połączenie ich wiedzy i doświadczenia z siłami jednej osoby z działu administracji czy HR najczęściej jest zupełnie wystarczające.
Szkolenia dla pracowników w siedzibie firmy lub w typowych salach konferencyjnych to wydarzenia, które można zorganizować własnymi siłami. Większość hoteli i centrów konferencyjnych ma gotowe oferty odpowiadające na takie zapotrzebowanie. Standardowy pakiet konferencyjny obejmuje zwykle salę z podstawowym wyposażeniem audiowizualnym, przerwę kawową oraz lunch. Co więcej, obsługa techniczna jest zazwyczaj wliczona w cenę wynajmu. Często wystarczy jeden telefon w odpowiednie miejsce.
Celem takich imprez jest budowanie wizerunku pracodawcy i stworzenie pozytywnego wrażenia u kandydatów. I chociaż są one bardzo istotnym elementem budowania marki pracodawcy, to po zorganizowaniu kilku eventów szybko nabierzesz doświadczenia.
To wydarzenia, które najczęściej odbywają się według podobnego scenariusza. W związku z tym, najczęściej po kilku edycjach, stają się na tyle przewidywalne i powtarzalne, że można je z powodzeniem organizować wewnętrznie. Gdy wypracujesz własne szablony materiałów, kontakty z dostawcami i sprawdzone procesy, zaangażowanie agencji może być zbędnym wydatkiem.
Planując wydarzenie tego rodzaju, zapewne masz na myśli regularne zapraszanie małych grup klientów na degustacje czy pokazy nowych produktów. Prawdopodobnie masz już zespół, który potrafi to obsłużyć. Takie spotkania rzadko wymagają zaawansowanego scenariusza, ponieważ motyw przewodni ustala się sam.
Do stworzenia planu eventu możesz wykorzystać chatboty AI. Przykładowy prompt jaki możesz wykorzystać to: „Przygotuj 3 plany na organizację kameralnego eventu dla klientów w siedzibie firmy. Wydarzenie powinno obejmować degustację i prezentację produktów. W planie uwzględnij harmonogram oraz kluczowe działania i zasoby potrzebne do zorganizowania wydarzenia”. Jeśli zdecydujesz się działać z AI, pamiętaj o określeniu szczegółów eventu, które są dla Ciebie istotne.
Nie czujesz się pewnie w samodzielnej organizacji? Możesz skorzystać z sesji consultingowych, jakie prowadzi firma eventowa. W Compani prowadzimy konsultacje, podczas których pomagamy zdefiniować cele i ułożyć pracę w procesy. Sesja może obejmować analizę potrzeb, dostosowanie koncepcji eventu do celów biznesowych, a także metody takie jak pogłębione wywiady, analizę danych historycznych czy warsztat Event Canvas. Dzięki temu zyskujesz profesjonalne wsparcie, zachowując kontrolę nad wydarzeniem.
Brzmi jak coś dla Ciebie? Napisz do nas, chętnie podzielimy się wiedzą.
Wsparcie profesjonalistów będzie kluczowe, jeśli organizujesz te wydarzenia.
Co to znaczy „duże konferencje”? Według nas – event na 100+ uczestników. Takie wydarzenia wymagają jednoczesnej koordynacji wielu procesów, współpracy z wieloma dostawcami, a do tego mają ogromne znaczenie wizerunkowe. Stąd odradzamy ich samodzielną organizację.
Zobacz case study: Konferencja strategiczna DRAGON 2.0
Relacje w biznesie nadal ważą bardzo dużo. Spotkania z klientami pomagają je rozwijać i zacieśniać, a przy tym wpływać na finanse organizacji. W końcu zadowolony i doceniony klient chętniej przedłuży współpracę lub rozszerzy jej zakres. Współpraca z agencją eventową uwolni organizatorom czas na bezpośredni kontakt z klientami i zwiększy prawdopodobieństwo osiągnięcia wysokiego ROI (zwrotu z inwestycji) z eventu.
Zobacz case study: Gala Xopero Partners & Innovation
Wysyłają jasny sygnał do potencjalnych klientów, pracowników i… konkurentów. Właśnie dlatego premiery produktów czy otwarcia nowych oddziałów większych organizacji bywają nawet relacjonowane przez media. Wielu interesariuszy, wysoka stawka wizerunkowa i potrzeba pełnego skupienia na uczestnikach – tutaj firma eventowa zdecydowanie będzie pomocna.
Zobacz case study: Launch marki Popeyes w Polsce
Szczególne wymagania dotyczące bezpieczeństwa, konieczność opracowania dokładnego scenariusza, koordynacja współpracy z wieloma dostawcami. A do tego zwykle znacząca liczba uczestników. Firmy eventowe, dzięki posiadanym kontaktom, pomogą zorganizować taką imprezę bez dodatkowego bólu głowy organizatora.
Zobacz case study: Gala premium z udziałem VIP-ów
Główne wyzwania to niezaprzeczalnie technologiczny aspekt eventu oraz utrzymanie zaangażowania osób obecnych na nim fizycznie i uczestników online. Nie bez powodu często projektuje się osobne ścieżki dla uczestnika offline i online. Podobnie jak w powyższych przykładach, pomoc doświadczonej agencji będzie nieodzowna przy koordynacji tych wszystkich elementów.
Zobacz case study: 30-lecie firmy w formie hybrydowe
Nie każdy event łatwo przypisać do konkretnej kategorii, ale chcemy dać Ci pełny obraz sytuacji. Dlatego określiliśmy jeszcze 3 kryteria, na które warto zwrócić uwagę.
Przygotowaliśmy krótką checklistę, która pomoże Ci odpowiedzieć na to pytanie.
Jeśli na większość z tych pytań odpowiedział_ś „Nie”, prawdopodobnie wsparcie firmy eventowej będzie dla Ciebie wartościowe.
Masz pytania? Porozmawiaj z doświadczonym Event Managerem. Umów się na bezpłatną konsultację.
Dlaczego transparentność jest dla nas ważna
Compani działa na rynku wydarzeń dla firm od ponad 8 lat – odebraliśmy tysiące zapytań i możemy powiedzieć bez udawania – wiele z nich dotyczyło imprez, przy których Klienci z powodzeniem poradziliby sobie własnymi siłami. Z setek eventów, których organizację nam powierzyli, płynie następująca nauka – największą wartość wnosimy tam, gdzie potrzeba kreatywnego scenariusza i atrakcji, wyzwolenia poziomów zaangażowania dotychczas nieznanych uczestnikom i koordynacji dziesiątek różnych procesów i podwykonawców. Nie chcemy przekonywać klientów, że każde, nawet najmniejsze wydarzenie firmowe, wymaga profesjonalnego wsparcia, jakie zapewnia firma eventowa.
Nie jesteś pewna/pewien, czy Twoje wydarzenie wymaga wsparcia agencji? Skontaktuj się z nami.
Uczciwie doradzimy, czy możesz zorganizować je samodzielnie, czy lepiej powierzyć je profesjonalistom.
Przewodnik po cenach eventów 2026
Ile kosztuje organizacja wydarzenia firmowego w 2026? Zobacz wyniki analizy wycen dla klientów Compani.
84% marketerów wysoko ocenia skuteczność event marketingu. Dowiedz się, jak pomaga w osiąganiu celów firmowych.
