Jeśli Twoim zadaniem jest przygotowanie imprezy firmowej, to jednym z pierwszych pytań, jakie sobie zadajesz jest: ile kosztuje event firmowy? Chociaż trudno odpowiedzieć na nie jednoznacznie, damy z siebie wszystko, żeby przedstawić wytyczne, jakimi kieruje się agencja eventowa przygotowując wycenę. Z tego artykułu dowiesz się także, na co zwracać uwagę i które elementy wydarzeń firmowych są największym nośnikiem kosztu.
Dla naprawdę zajętych – kącik TLDR
Szacunkowe widełki dla eventów na 200-300 osób:
Event plenerowy / event sportowy – 300-700 tys. zł
Event bankietowy – 200-550 tys. zł
Konferencja – 250-450 tys. zł
Event wyjazdowy z noclegiem – 450-500 tys. zł
Czytasz dalej? Zapraszamy!
Wyszukując informacje o kosztach eventów firmowych, często napotkacie na ogólne przedziały cenowe „od kilkunastu do kilkuset tysięcy złotych”. I generalnie jest to prawda. Wiemy, że nikt nie lubi słyszeć „To zależy”. Ale odpowiadanie na pytanie o cenę eventu bez dodatkowych szczegółów to jak mówić o tym, ile kosztuje samochód. Można kupić używanego Fiata Punto za 5 tysięcy złotych (rynek używanych eventów akurat nie istnieje), Passata Business Plus za 200 tysięcy i znaleźć wiele opcji pomiędzy lub powyżej tego budżetu.
Takie informacje nie pojawiają się w sieci bez powodu – różnica między spotkaniem firmowym na 20 osób, a kilkudniowym eventem wyjazdowym na kilkuset uczestników jest ogromna.
Agencje eventowe często unikają podawania konkretnych cen z kilku powodów:
No i jeszcze jedno – nikt nie chce wystraszyć klienta wysoką ceną na samym początku w obawie przed odrzuceniem oferty. Więcej na ten temat pod koniec artykułu.
W tekście nie odpowiemy na pytanie „Ile zapłacisz za event, który chcesz zorganizować?”, ale maksymalnie zbliżymy się do tej odpowiedzi na bazie doświadczeń z wyceniania setek wydarzeń firmowych.
Potrzebujesz dokładnej wyceny? Porozmawiaj z doświadczonym Event Managerem, który ją dla Ciebie przygotuje. Umów bezpłatną rozmowę.
W naszym przypadku to 200 tysięcy złotych. Nie schodzimy poniżej tej kwoty z 2 powodów. Porządny event firmowy powinien uwzględniać zapłacenie agencji kilkanaście procent Twojego założonego budżetu, żeby był naprawdę dobrze zrobiony. Organizator eventów, który wycenia się bardzo nisko, albo nie ma kompetencji do przeprowadzenia danego wydarzenia, albo bierze na siebie realizację wielu projektów jednocześnie, licząc, że wyrobi swoją marżę z ilości. A to zwiększa ryzyko, że event się nie uda albo w ogóle się nie odbędzie.
Czy potrzebujesz wsparcia agencji eventowej przy organizacji Twojego eventu? Przeczytaj artykuł.
Nie ma nic złego w evencie, który jest tani i nie charakteryzuje się nadmierną złożonością. Dlatego odpowiedź brzmi „Tak”, ale z jednym zastrzeżeniem – najważniejsze to znać swoją grupę docelową i cele eventu. No i może jeszcze jedno „ale” – czasami pogoń za ścinaniem kosztów może za bardzo rzucać się w oczy uczestnikom i zagrozić wizerunkowi firmy w ich oczach.
Pewnie spodziewasz się odpowiedzi „to zależy”, ale tu Cię zaskoczymy 😉 Poniżej znajdziesz widełki kosztowe dla 4 najczęściej organizowanych typów wydarzeń.
Założenia:
Na podstawie case studies zrealizowanych projektów szacujemy budżet wydarzenia na 250-450 tys. zł. 300 tys. zł to bezpieczny pakiet bazowy (atrakcje/konkursy, wyżywienie, strefa chillout), 400 tys. zł to optimum (brak oszczędności na wcześniej wymienionych elementach składowych), a 450 tys. zł pozwala stworzyć imprezę z widoczną wartością dodaną (np. wieczornym afterparty).
Konferencje to najczęściej wydarzenia oficjalne z udziałem zewnętrznych gości, które wpływają na postrzeganie firmy na zewnątrz. Dlatego przygotuj się na budżet w wysokości. 300-700 tys. zł. Konferencja dla pracowników, np. celebrująca osiągnięcie istotnego kamienia milowego w rozwoju organizacji, może znaleźć się bliżej dolnej granicy tego przedziału. Z kolei wystawna gala np. dla kluczowych klientów, uwzględniająca rozdanie nagród i to już wydatek powyżej pół miliona złotych.
W zależności od rozmachu wydarzenia, widełki dla bankietu firmowego mieszczą się w granicach 200-550 tys. zł. Dolna granica widełek to wieczorne wydarzenie z cateringiem, napojami i DJ-em. Jeśli chcesz dodać do wydarzenia temat przewodni, dopasowane do niego atrakcje, branding oraz open bar, to koszt z pewnością się podwoi.
W przypadku tego typu wydarzeń trzeba przygotować się na koszt od 1500 zł za osobę. Wg przyjętych w artykule założeń daje to budżet 450-500 tys. zł. W tej cenie mieści się nocleg w 3+ gwiazdkowym obiekcie, pełne wyżywienie i program z zaplanowanymi atrakcjami.
Chcesz się dowiedzieć ile będzie kosztował Twój event? Wycenimy go bezpłatnie. Napisz do nas.
Jak widzisz, dokładne określenie ile kosztuje event firmowy, wcale nie jest takie proste. Ale teraz jesteś już przynajmniej o jeden krok bliżej do oszacowania budżetu Twojego eventu.
W całym procesie wyceny niezwykle ważna jest obustronnie transparentna komunikacja. Dlatego na koniec mamy dla Ciebie bonus – pytania, które pomogą Ci przygotować się do rozmowy o budżecie imprezy z agencją eventową.
Odpowiedz na pytania:
Co dalej?
Jeśli nie wiesz jak przygotować się do wyceny albo chcesz skorzystać z wiedzy doświadczonego Event Managera, umów się na darmową konsultację.
5 największych kosztów organizacji eventu
Poznaj największe koszty eventu: Catering, scenotechnika, noclegi, marża agencji, kosztowne błędy i jak ich unikać.
Czy potrzebujesz firmy eventowej?
Firma eventowa czy samodzielna organizacja wydarzenia firmowego? Sprawdź, kiedy skorzystać ze wsparcia agencji.
