Jedno niedopatrzenie z Twojej strony może sprawić, że organizacja eventu będzie koszmarem koszmar. A nie tego oczekujesz przygotowując konferencję dla klientów, jubileusz firmowy czy imprezę integracyjną dla pracowników. Pamiętaj: diabeł tkwi w szczegółach. I połową sukcesu jest uświadomienie sobie, czym jest lista 7 błędów w organizacji eventu.
Zamiast gwarantować sobie niepotrzebny stres i uczyć się na porażce, skorzystaj z naszego doświadczenia. Oto 7 najczęstszych błędów w organizacji eventu oraz sprawdzone recepty, jak ich uniknąć.
Zapisz, wydrukuj lub miej pod ręką podczas planowania!
[ ] Zabezpieczyłeś 15% rezerwy na nagłe wydatki.
[ ] Masz Plan B na zmienną pogodę oraz zapasowy sprzęt grający/agregat.
[ ] Twój plan organizacji uwzględnia czas na montaż, próby i przerwy techniczne.
[ ] Każdy członek zespołu wie, kto jest ostateczną osobą decyzyjną w razie kryzysu. Podzieliliście między sobą zadania w jasny sposób.
[ ] Masz potwierdzone RSVP i plan na wypadek 10% większej (lub mniejszej) frekwencji.
[ ] Potrafisz w jednym zdaniu odpowiedzieć, jaki efekt ma przynieść ten event firmie.
[ ] Zaplanowałeś wysyłkę ankiety w ciągu 48h od zakończenia.
To klasyka gatunku. Często planujemy wydatki na catering i wynajem sali, zapominając o ukrytych kosztach. Kto spamięta, aby przygotować budżet na opłaty za ZAiKS, ubezpieczenie, transport sprzętu czy nadgodziny obsługi technicznej? Event Managerowie z Compani.
Jak tego uniknąć? Do finalnego kosztorysu zawsze dolicz 10-15% rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Pamiętaj, że w branży eventowej ceny potrafią zmieniać się bardzo dynamiczne – zabezpiecz się przed nimi na etapie ofertowania. O tym, jaki wpływ na Twoje wydatki ma moment, w którym planujesz wydarzenie przeczytasz w tym artykule.
„Przecież nie będzie padać, jest lato” to zdanie, które zrujnowało niejeden garden party. Brak alternatywy dla pogody to tylko wierzchołek góry lodowej. Eventy i nieprzewidywalne sytuacje idą w parze częściej niż myślisz! Co, jeśli prelegent utknie w korku? Albo jeśli prąd na sali padnie w połowie prezentacji?
Jak nie dać się zaskoczyć? Zadaj sobie pytanie: „co może pójść nie tak?” i dla każdego czarnego scenariusza przygotuj rozwiązanie. Agregat prądotwórczy, zapasowy namiot czy lista rezerwowych atrakcji to podstawa Twojego spokoju. Jak się przygotujesz to żadna z tych sytuacji się nie wydarzy!
Event bez scenariusza to jak film bez reżysera – niby coś się dzieje, ale nikt nie wie, co ma robić. Brak jasnej rozpiski minutowej prowadzi do chaosu. A to do zdenerwowania ekipy technicznej, prowadzących w konsekwencji gości.
Zadbaj o agendę. Taką z prawdziwego zdarzenia! Stwórz precyzyjny scenariusz sekunda po sekundzie. Każdy zaangażowany, od cateringu po technika oświetlenia, musi wiedzieć, kiedy następuje jego „wejście”. Dokument powinien być dostępny dla wszystkich w chmurze lub w wersji drukowanej.
Największe błędy rodzą się z domysłów. Jeśli marketing obiecał gościom coś, o czym nie wie zespół logistyczny, katastrofa wizerunkowa gotowa. Chaos informacyjny między działem HR, agencją a podwykonawcami to najkrótsza droga do wpadki.
Remedium jest proste: wyznacz jedną osobę, przez którą przechodzą wszystkie kluczowe informacje. Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami (Slack, Trello, Asana) i organizuj regularne statusy, aby upewnić się, że wszyscy „grają do jednej bramki”.
Pusta sala przy zakontraktowanym cateringu na 500 osób to przepalony budżet przy organizacji eventu. Z kolei tłum gości walczący o ostatni kawałek pizzy to wizerunkowy strzał w kolano. Źle oszacowana liczba gości wpływa na wszystko: od bezpieczeństwa (BHP), przez logistykę, aż po atmosferę.
Jak tego uniknąć? Wprowadź system RSVP z twardym terminem potwierdzenia obecności. Stosuj zasadę -20% (zazwyczaj tyle osób realnie nie dociera na otwarte eventy firmowe), ale zawsze miej w zanadrzu plan szybkiego „dozamówienia” wsparcia, jeśli frekwencja będzie zaskakująco wysoka.
Czasami tak bardzo skupiamy się na wyborze koloru serwetek, że zapominamy, po co w ogóle organizujemy event. Czy to integracja zespołu, sprzedaż produktu, czy budowa marki pracodawcy? Bez jasno określonego celu (KPI), nie będziesz wiedzieć, czy odniosłeś sukces.
Zanim zarezerwujesz salę, określ 3 główne cele eventu. Każda decyzja zakupowa i programowa powinna przybliżać Cię do ich realizacji.
Event się skończył, wszyscy odetchnęli z ulgą i… zapomnieli o temacie. To błąd! Bez zebrania opinii od uczestników i podsumowania z zespołem, nie wyciągniesz wniosków na przyszłość i nie zmierzysz zwrotu z inwestycji (ROI).
W ciągu 24-48 godzin po wydarzeniu wyślij krótką ankietę do gości. Zorganizuj też spotkanie z podwykonawcami, by szczerze omówić, co zadziałało, a co wymaga poprawy.
Organizacja eventu to niekiedy bieg z przeszkodami. Przy odpowiednim przygotowaniu wszystkie przeskoczysz i ukończysz wyścig (z czasem) na podium. Kluczem jest przewidywanie, precyzyjne planowanie i… zaufany partner u boku.
Nie pozwól, by błędy zrujnowały Twój projekt! Jeśli czujesz, że organizacja Twojego kolejnego wydarzenia potrzebuje profesjonalnego wsparcia, jesteśmy tu dla Ciebie. Pomożemy Ci zaplanować event, który Twoi goście będą wspominać latami (z tych właściwych powodów).
Uniknij wpadek i zorganizuj event idealny. Z Compani.
Sprawdź czy przewidywany przez Ciebie budżet jest odpowiedni. Dowiedz się, ile kosztować będzie impreza, której organizację planujesz.
Czy potrzebujesz firmy eventowej?
Firma eventowa czy samodzielna organizacja wydarzenia firmowego? Sprawdź, kiedy skorzystać ze wsparcia agencji.
