Organizujesz event, dopinasz wszystko na ostatni guzik, w końcu pojawiają się uczestnicy… ale jakby ich nie było. Brzmi znajomo? Mamy nadzieję, że nie. Ale żarty na bok – kluczem do sukcesu eventu jest zaangażowanie uczestników – przed, w trakcie i po wydarzeniu. Gość żyjący wydarzeniem to nie tylko obecna osoba, ale prawdziwy ambasador Twojej marki.
Zanim przejdziemy do konkretnych działań, warto zrozumieć, dlaczego tak mocno podkreślamy znaczenie aktywnego udziału obecnych na evencie.
Wydarzenia o wysokim poziomie zaangażowania uczestników notują znacznie wyższe wskaźniki satysfakcji uczestników i lepsze wyniki w realizacji celów biznesowych w porównaniu do wydarzeń o niskim poziomie interakcji.
Odbiorca oczekuje dziś treści dopasowanych do jego potrzeb i oczekiwań. Według badań Freeman Global Brand Experience, personalizowane zaproszenia zwiększają frekwencję nawet o 18-26%. W praktyce oznacza to:
Zaangażowanie uczestników w proces tworzenia wydarzenia buduje poczucie, że event jest po części ich dziełem, a to znacząco zwiększa motywację do aktywnego uczestnictwa. Możliwości w zakresie współtworzenia programu wydarzenia są bardzo szerokie:
Badanie Bizzaboo z 2023 r. wykazało, że wydarzenia z aktywnym programem zaangażowania przedeventowego notują średnio 34% wyższy wskaźnik frekwencji.
Testy gry FRRuuu: Jeszcze przed startem integracyjnej rowerowej gry miejskiej w 2024 zaprosiliśmy drużyny z firm sponsorów wydarzenia do zapoznania się z trasą gry i opracowanymi przez Compani zadaniami. Dla wielu uczestników testów była to pierwsza styczność z FRRuuu, co pozwoliło im z jednej strony przełamać potencjalne obawy przed udziałem, a z drugiej strony zakosztować części przygotowanych atrakcji. Wydarzenie spotkało się z niezwykle pozytywnym odbiorem i poskutkowało zapisaniem dodatkowych drużyn przez partnerów projektu. Uczestnicy wydarzenia dodatkowo spotęgowało atmosferę oczekiwania u ciekawości u współpracowników, którzy nie brali udziału w testach.
Budowanie ekscytacji w oczekiwaniu na wydarzenie to klucz do wysokiej frekwencji i zaangażowania od pierwszych minut. Warto rozważyć:
Przykład realizacji: Event integracyjny dla firmy Becton Dickinson miał charakter festiwalowy i nawiązywał tematycznie do najlepszych czasów ruchu hippisowskiego. Do pracowników już na kilka miesięcy przed wydarzeniem trafiały “zajawki” dotyczące tego tematyki.
Sprawiło to, że uczestnicy na długo przed rozpoczęciem zabawy aktywnie “żyli eventem”, przygotowywali autorskie stroje i wymieniali się inspiracjami na stylizacje. Dzięki temu, czas zabawy i atmosfery radosnego oczekiwania nasz klient mógł liczyć w tygodniach, a nie godzinach.
Nowoczesne narzędzia technologiczne oferują wyjątkowe możliwości aktywizacji uczestników:
Case study Compani: Jak zaskoczyć kilkaset osób na co dzień pracujących z technologią? W trakcie konferencji strategicznej organizowanej dla klienta z branży logistycznej wybór padł na sterowane myślami gry wideo. To rozwiązanie z łatwością przyciągnęło uwagę uczestników eventu i było przyczynkiem do delikatnej, pobudzonej ciekawością rywalizacji. Zgadnij o jakim elemencie wydarzenia uczestnicy rozmawiali potem tygodniami?
Układ przestrzeni eventowej ma fundamentalny wpływ na interakcje między uczestnikami:
Strefy tematyczne na wydarzeniu: Olimpiada dla branży IT zorganizowana dla Just Join IT wykorzystała całą powierzchnię stadionu. Jak? Uczestnikom zaoferowano kilkanaście nietypowych atrakcji sportowych, jak rzut dyskiem twardym czy skok przez Firewall, ale także strefę wypoczynkową, strefę wellness i przestrzeń do bardziej stacjonarnej zabawy (automaty, piłkarzyki). Podział na strefy tematyczne i pełne wykorzystanie przestrzeni pozwoliły ponad 500 osobom na doświadczenie eventu w swoim tempie i przetestowanie rozmaitych aktywności.
Elementy gry potrafią przekształcić nawet najbardziej merytoryczne wydarzenie w angażujące doświadczenie:
Praktyczny przykład Compani: Można też stworzyć wydarzenie, które w całości jest grą. Właśnie tak jest w przypadku wspomnianej już FRRuuu – uczestnicy wydarzenia mają do wykonania 20 różnorodnych zadań sprawdzających wiedzę, spryt i sprawność, a do ich wykonania potrzebna jest współpraca wszystkich członków 4-osobowej drużyny. Co więcej, drogę do wykonania każdego zadania, trzeba pokonać na rowerze. Każde zaliczone zadanie oznacza punkty dla zespołu. Z kolei po wydarzeniu tworzone są rankingi drużyn, które zgromadziły najwięcej punktów, co podtrzymuje poczucie zdrowej rywalizacji. Tak zorganizowane wydarzenie zasłużyło na NPS=81.
Profesjonalnie zorganizowane wydarzenie nie kończy się z chwilą wyjścia ostatniego gościa. Dlatego warto rozważyć działania takie jak:
Utrzymanie nawiązanej z uczestnikiem relacji jest kluczowe dla dokonania przez niego zakupu w przypadku eventów marketingowych. Warto pamiętać, że sam event do często dopiero początek kontaktu potencjalnego klienta z marką, a do wykonania przez niego zamierzonego działania (zakupu, aplikacji, uczestnictwa w kolejnej edycji wydarzenia etc.) potrzebnych jest przynajmniej kilka touchpointów (punktów styku) z brandem.
Nie można zarządzać tym, czego nie można zmierzyć. Dlatego dla każdego wydarzenia warto zdefiniować konkretne KPI zaangażowania:
Na podstawie naszych doświadczeń wybraliśmy pięć sprawdzonych sposobów na zwiększenie zaangażowania:
Skuteczne zaangażowanie uczestników to wynik odpowiedniego podejścia i podjętych działań. Budowanie zaangażowania zaczyna się na długo przed wydarzeniem i trwa jeszcze po jego zakończeniu. Jedną z czołowych wartości Compani są engagement i experience – wierzymy, że każdy kontakt z uczestnikiem to szansa na głębszą relację i większą wartość wydarzenia.
Jeśli szukasz partnera, który pomoże Ci przekształcić Twoje kolejne wydarzenie w angażujące doświadczenie przynoszące mierzalne wyniki biznesowe – porozmawiajmy.
