Dlaczego w Compani w lutym myślimy o lecie? Wbrew pozorom nie chodzi tylko o tęsknotę za ciepłem i słońcem. Twój letni event firmowy planujemy na początku roku z 5 powodów:
Dla naprawdę zajętych – kącik TLDR
Planowanie letniego eventu na wiosnę jest możliwe, ale często… spóźnione. Jest to nierówna walka o przetrwanie w świecie ograniczonych zasobów. Jeśli chcesz wydać budżet mądrze, musisz grać z wyprzedzeniem i tym samym wygenerować oszczędności na poziomie od 30 do nawet 50%! A wyprzedzenie to nie tylko kwestia budżetu — to przede wszystkim waluta negocjacyjna, komfort pracy, mniej kompromisów i dostęp do zasobów.
Czytasz dalej? Zapraszamy!
W teorii budżety marketingowe są tworzone na przełomie roku. Każdy wydatek ma określony cel i wartość pieniężną. W psychologii budżetu takie działanie pozwala na mądrzejsze wydatkowanie i kontrolę kosztów. To tyle o teorii.
Skoro dysponujesz budżetem – wylistuj wszystkie wydarzenia, które planujesz w tym roku zorganizować i zabezpiecz środki na event marketing. Realizacja wydarzenia w 2026 roku to nie tylko koszty; wręcz przeciwnie – mierniki i wskaźniki organizacji eventów są policzalne! Organizację eventu można łatwo przeliczyć na konwersje, na poziom satysfakcji uczestników, a nawet na wskaźniki CSR/ESG. Trzeba wiedzieć jak – my wiemy i z chęcią się tą wiedzą podzielimy.
Jedną z naszych rad jest to, by nie odkładać planowania letnich eventów firmowych na ostatnią chwilę. Odsuwanie w czasie realizacji to zawsze wyższe stawki i branie tego, co zostało, a nie tego, co najlepsze. Czy wiesz, że ten sam event, z taką samą liczbą uczestników i rodzajami atrakcji, zaplanowany 8 tygodni przed terminem może kosztować od 30% do nawet 55% więcej niż ten zakontraktowany z 9-miesięcznym wyprzedzeniem? Dane te przytacza MICE Poland w raporcie z 2025 roku o wydarzeniach organizowanych w Polsce.
Musisz mieć jednak świadomość, że ceny nie zawsze są sprzężone z samym time-line wydarzenia. W branży często obowiązują cenniki wynikające z „wysokich sezonów”. Tak jest latem, kiedy okres realizacji wydarzeń jest krótki (ledwie 5 do 6 tygodni), zasoby ograniczone a ilość chętnych bardzo duża. Latem bardzo ciężko się negocjuje, często możemy zaobserwować nawet tendencję wzrostu cen, bo dostawcy wiedzą, że kolokwialnie produkt/usługa i tak się sprzeda. Przez lata zbudowaliśmy w Compani długoletnie relacje z zaufanymi podwykonawcami i te zależności pomagają nam optymalizować wydatki klientów, między innymi poprzez “mrożenie cen z poprzedniego sezonu”. Im szybciej zabookujesz ich czas – tym lepiej. I taniej.
Planując letni event firmowy (prawdopodobnie) wiesz jak powinno wyglądać i gdzie się odbyć. Ale musisz pamiętać i być świadomym, że rywalizujesz o lokalizację nie tylko z kolejną firmą z branży IT czy automotive. Twoim rywalem są… pary młode, turyści, a nawet dzieci!
W najbardziej popularnych, a tym samym pożądanych lokacjach odbywają się:
Niekiedy także targi sztuki czy uczelnie wyższe stają w szranki o rezerwację sal konferencyjnych. Czas nie gra na Twoją korzyść. Dobre agencje eventowe oprócz listy podwykonawców mają w portfolio kontakty do sprawdzonych lokacji.
W branży eventowej czas to pieniądz, to zdecydowanie największa wartość. Dlaczego? Bo im później tym drożej. O ile? Koszty zamówień typu last minute mogą być o 30% wyższe, bo wymagają reorganizacji pracy wielu podmiotów, pracę w niestandardowym czasie, ściąganie wymarzonych atrakcji z drugiej części Polski lub zza granicy.
Im później – tym również mniejsza dostępność miejsc i podwykonawców. “Najjaśniejsze gwiazdy branży”, czyli najlepsze cateringi, popularni konferansjerzy, wyjątkowe atrakcje planują kalendarz z dużym wyprzedzeniem. Twoja konkurencja też wie o ich istnieniu!
W maju będziesz wybierać spośród tych, którzy zostali wolni. W lutym wybierasz tych, którzy są najlepsi dla Twojego konceptu. Planujesz event? Zapoznaj się z listą największych kosztów stałych. Możesz je ograniczyć działając z wyprzedzeniem.
Niestety, odpowiemy w najmniej precyzyjny sposób: to zależy. Ale jednego jesteśmy pewni – lepiej mieć więcej czasu niż pracować pod jego presją. Proces kreatywny potrzebuje chwili. Niekoniecznie dotyczy to procesu planowania, ale egzekucji i produkcji. Zwłaszcza, jeśli w marzysz o niepowtarzalnej scenografii, zbudowaniu sceny jak ze snów, o efektach specjalnych (których realizację, swoją drogą, trzeba dobrze zabezpieczyć).
Czas pozwala na planowanie i… rezygnowanie. W Compani przejmujemy odpowiedzialność za cały proces. Potrafimy doradzić i odradzić. Im wcześniej zamkniesz planowanie, tym mniej stresu czeka Cię przed samym wydarzeniem. Co więcej, przejmując Twoje obowiązki dajemy Ci czas na przeżywanie wydarzenia w pełni.
Liczba uczestników wydarzenia dyktuje koszty jego realizacji. Frekwencja i zaangażowanie wpływają bezpośrednio na powodzenie kolejnych edycji Twojego eventu. Relacje między uczestnikami z kolei tworzą pozytywny sentyment i lojalność wobec Twojego brandu. Dlatego tak istotne jest, aby z wyprzedzeniem zadbać o zabezpieczenie odpowiedniej ilości gości. Odpowiedniej to takiej, która przynajmniej wypełni minimum zakładanego obłożenia. Ale my zakładamy znacznie lepsze scenariusze, gdzie zapisanych i chętnych do udziału jest więcej niż oferowanych miejsc.
Aby sala, w której organizujesz wydarzenie pękała w szwach, musisz rozplanować strategię komunikacji z gośćmi:
Nie możesz zapominać o utrzymywaniu uwagi potencjalnego klienta. Uwaga, w przebodźcowanej rzeczywistości, która bombarduje nas informacjami na każdym kroku, jest najcenniejszą wartością. Przypominaj o swoim wydarzeniu, rozbudowuj doświadczenie uczestnika, spraw, aby chciał się pojawić na evencie. Ta sama zasada tyczy się aktywności po spotkaniu. Sprawdź checklistę działań nakierunkowaną na zaangażowanie uczestników.
Przynajmniej w kalendarzu event managera. Zaplanuj letnie imprezy w 2026 roku z Compani z wyprzedzeniem i pozwól sobie na dobrą zabawę podczas ich realizacji. Sprawdźmy razem dostępne terminy i lokalizacje, zanim znikną z rynku. Umówmy się na spotkanie online.
Integracja = wyłącznie koszt? A co, jeśli możesz na niej naprawdę wiele zyskać? Dowiedz się, jak policzyć ROI z firmowej integracji.
Czy potrzebujesz firmy eventowej?
Firma eventowa czy samodzielna organizacja wydarzenia firmowego? Sprawdź, kiedy skorzystać ze wsparcia agencji.
