Czy to nie są najczęściej zadawane pytania przez Twoich przełożonych przy planowaniu wydarzenia: “Ile kosztuje integracja firmowa i co będziemy z tego mieli”? Nic dziwnego, bo w prężnie działających biznesach każdy wydatek musi być uzasadniony. Przychodzimy z odpowiedzią, jak mierzyć i raportować ROI (zwrot z inwestycji) dla eventu. Jeśli chcesz wycenić imprezę pracowniczą – umów się na darmową konsultację.
Po to powstaje budżet, aby go realizować zgodnie z celami firmy. Od niedawna działy Kadr, HR i Employer Brandingu są coraz częściej rozliczane, podobnie jak Sprzedaż czy Marketing, są z twardych wskaźników. Także przy okazji letniego spotkania integracyjnego, które wzięliśmy na warsztat na potrzeby poniższego artykuł.
ROI eventu firmowego przestaje być nieokreśloną wartością i jedynie kosztem. Dobrze zorganizowana letnia integracja firmowa także to inwestycja, która realnie wpływa na zmniejszenie rotacji pracowników, wzrost zaangażowania, produktywność i wizerunek pracodawcy. Ale musi być składową większej całości, wisienką na torcie polityki firmy nakierunkowej na rozwój kultury organizacyjnej. W artykule znajdziesz kompendium wiedzy o kosztach i zyskach organizacji letniej integracji firmowej. To materiał, który pomoże Ci uzasadnić budżet na event firmowy przed CEO i zarządem.
W klasycznym ujęciu pojęcie ROI (Return on Investment) to zwrot z inwestycji, stosunek zysku do poniesionych kosztów. W (idealnym) świecie biznesu stosunek zysków przekracza wydatki. Najprościej rzecz ujmując: organizując wydarzenie firmowe powinieneś na nim zarobić. Zadajesz sobie pewnie pytanie: jak policzyć ROI dla eventu firmowego?
W przypadku eventów pracowniczych, integracji firmowych zysk nie bywa bezpośrednio finansowy, często dotyczy obszarów takich jak:
Twoim ROI są zatem długofalowe efekty, które osiągasz dzięki budowaniu kultury organizacyjnej. Są nimi wzrost zaufania wobec pracodawcy, poczucie stabilności, bezpieczeństwa, sensu i wspólnoty. O pozytywnym wpływie integracji pracowniczych na well-being przeczytasz w osobnym artykule.
Przy planowaniu imprezy firmowej weź pod uwagę to, aby jej formuła pasowała do strategii rozwoju kultury organizacyjnej. Spotkanie integracyjne jest składową dobrze funkcjonującego Employer Brandingu. Tylko wtedy realizuje cele, gdy nie zastępuje innych podstaw dobrostanu pracownika.
Organizując imprezę integracyjną ustal cele, jakie chcesz osiągnąć. W przypadku eventów wewnątrzfirmowych są to cele pozafinansowe: budowanie poczucia wspólnoty, zmniejszenie rotacji, lojalizowanie pracowników. Ludzie muszą być przekonani o tym, że są ważni, mile widziani, docenieni. Zaprojektuj dla nich pełne doświadczenie, nie tylko jednorazową imprezę – pamiętaj, aby integracja była składową Twoich wysiłków w zakresie budowania dobrego miejsca pracy.
Planuj aktywności dla różnych grup pracowników i z myślą o tym, aby dobrze się bawili. Przed organizacją zadaj pytania: co chcecie robić podczas integracji, jak chcecie spędzić czas, czego absolutnie nie potrzebujecie? Badanie potrzeb pozwoli Ci na rozpisanie agendy… i kosztorysu. Rezygnacja z atrakcji, które nikogo nie interesują to działanie mające na celu dbałość o rachunek finansowy – a to świetny sygnał dla Twojego przełożonego, któremu wydatki musisz uzasadnić.
Skoro mowa o managemencie – zaangażuj liderów i zarząd w organizację. Ich obecność wzmocni poczucie przynależności i równości z pracownikami.
Nie czekaj długo i po imprezie integracyjnej przeprowadź krótką ankietę wśród pracowników, w której spytasz o poziom satysfakcji, o to, jak oceniają wydarzenie, co im się podobało, a co niekoniecznie. Proś o feedback, a uwagi przyjmuj ze zrozumieniem i wprowadzaj zmiany zgodnie ze wskazaniami. Dla pracowników działów HR, Marketingu czy EB oddolny feedback od pracowników to bardzo cenne informacje! Wykorzystuj je do projektowania kolejnych doświadczeń.
Efekty możesz też badać liczbowo – sprawdź frekwencję. Wątek jak zwiększać frekwencję na evencie rozwijamy w artykule. Dane, zwłaszcza porównane w czasie, czyli zestawione z uczestnictwem w poprzednich latach, pokażą Ci tendencję i zasygnalizują, jak się ma zaangażowanie zespołu.
Innym sposobem jest podsumowanie liczby publikacji pracowników – głównie oznaczeń w social media, wpisów w Intranecie czy innych platformach służących do komunikacji wewnętrznej. Na ich podstawie możesz zbadać sentyment – czyli jak uczestnicy oceniają wydarzenie: pozytywnie, neutralnie czy negatywnie.
Realizacja eventu firmowego, jak każdy projekt, musi być udokumentowany. Raport wydatków to nie tylko uzasadnienie dla CEO, który nie chce słyszeć o „fajnej atmosferze”. Chce liczb. Ale Ty też musisz panować nad tym, co zostało zrealizowane – to Twoja baza do kolejnych realizacji.
Dlatego raport powinien zawierać:
Dobrze zaprojektowany event firmowy ma mierzalny ROI – zarówno materialny, jak i pozafinansowy. Letnia integracja, która niekiedy jest po prostu stałym punktem pracowniczego programu, może przynieść firmie wiele korzyści, w tym oszczędności liczone w setkach tysięcy złotych. To narzędzie strategiczne, które warto umieć uzasadnić i policzyć. Z chęcią Ci w tym pomożemy.
5 największych kosztów organizacji eventu
Poznaj największe koszty eventu: Catering, scenotechnika, noclegi, marża agencji, kosztowne błędy i jak ich unikać.
Czy potrzebujesz firmy eventowej?
Firma eventowa czy samodzielna organizacja wydarzenia firmowego? Sprawdź, kiedy skorzystać ze wsparcia agencji.
