Personalizacja wydarzeń to proces tworzenia doświadczeń dostosowanych do indywidualnych preferencji i potrzeb uczestników. Organizatorzy, którzy wdrażają skuteczne strategie personalizacji, osiągają lepsze rezultaty biznesowe, zwiększają satysfakcję i budują silniejsze relacje z uczestnikami. W tym artykule przyjrzymy się znaczeniu personalizacji wydarzeń, jej praktycznym zastosowaniom oraz korzyściom, jakie przynosi zarówno organizatorom, jak i uczestnikom.
Dlaczego personalizacja wydarzeń jest ważna?
Personalizacja wydarzeń to strategia o dużej skuteczności. 90% marketerów podkreśla, że personalizacja zwiększa rentowność biznesu. Na podstawie obserwacji trendów rynkowych i doświadczeń organizatorów można wskazać kilka kluczowych obszarów, w których personalizacja wydarzeń przynosi wymierne korzyści:
Zwiększenie zaangażowania – uczestnicy eventów z elementami personalizacji wykazują wyższy poziom uwagi i aktywnego uczestnictwa
Poprawa satysfakcji – dostosowane doświadczenia to lepsze opinie i wyższą ocenę wydarzenia.
Wzrost retencji uczestników – organizatorzy stosujący personalizację wydarzeń częściej notują powroty uczestników na kolejne edycje.
Lepsze wyniki biznesowe – pozytywne, spersonalizowane interakcje z markami przekładają się na wyższe wskaźniki konwersji. Przyznają to sami klienci. 59% konsumentów uważa, że personalizacja wpływa na ich decyzje zakupowe. Niewiele mniej, bo 56% chętniej dokonuje ponownego zakupu po spersonalizowanych doświadczeniach.
Wszystko to brzmi intuicyjnie, jednak skuteczna personalizacja wydarzeń wymaga strategicznego podejścia i wykorzystania odpowiednich narzędzi. Przyjrzyjmy się głównym obszarom, w których można ją zastosować.
Personalizacja wydarzeń – kluczowe obszary
Personalizacja przed wydarzeniem
Skuteczna personalizacja rozpoczyna się na długo przed samym wydarzeniem:
Spersonalizowana komunikacja i zaproszenia: e-maile z personalizowanym tytułem są otwierane aż o 29% częściej od standardowych wiadomości. Jeżeli wysyłasz do uczestników “fizyczne” zaproszenia, to brak personalizacji jest widoczny na pierwszy rzut oka. Decydując się na taką formę komunikacji z uczestnikami, prawdopodobnie wysyłasz mniej zaproszeń, dlatego warto poświęcić nieco więcej czasu i dopasować treść oraz design do odbiorcy. Dostosowanie treści i terminów komunikacji do preferencji odbiorców zwiększa skuteczność przekazu i pozytywnie wpływa na frekwencję.
Ankiety i badania przed wydarzeniem: jak poznać preferencje uczestników wydarzenia? Zapytać u źródła! Zbieranie danych pozwala dopasować agendę, tematy i formaty sesji do rzeczywistych oczekiwań. To świetna okazja, żeby zgromadzić dodatkowe dane o upodobaniach potencjalnych klientów. Piszemy o tym więcej tutaj.
Personalizowane procesy rejestracji: dostosowanie ścieżki rejestracji do profilu uczestnika pozwala na zebranie niezbędnych informacji przy jednoczesnym skróceniu formularzy. Zwiększa też współczynnik ukończenia rejestracji.
Personalizacja podczas wydarzenia
Spersonalizowana agendy i ścieżki tematyczne: uczestnicy wydarzeń coraz częściej oczekują, że ich sposób przeżywania eventu będzie osobistą, spersonalizowaną podróżą, a nie podążaniem ścieżką wydeptaną przez resztę grupy. Osoby korzystające z personalizowanych agend często biorą udział w większej liczbie sesji niż te korzystający ze standardowych harmonogramów.
Personalizacja przestrzeni: worzenie stref o różnym przeznaczeniu (np. strefy ciszy, przestrzenie do networkingu) pozwala uczestnikom wybierać otoczenie dopasowane do ich aktualnych potrzeb i samopoczucia. Przykład takiej personalizacji to event Just Join Games. Olimpiada dla branży IT zorganizowany przez Compani. Kilkanaście różnorodnych stref tematycznych wypełniło całą powierzchnię Stadionu Miejskiego w Gdyni.
Networking dostosowany do potrzeb uczestników: ogromne eventy, np. Web Summit, łączą uczestników na podstawie wspólnych zainteresowań i celów biznesowych z wykorzystaniem algorytmów. Podobne rozwiązanie Compani zastosowało na konferencji networkingowej dla klienta z branży IT. Dodatkowo, odpowiednio zarządzono przestrzenią, tworząc kameralne przestrzenie do rozmów.
Personalizacja wydarzeń przez wydzielenie przestrzeni do kameralnych rozmów. Źródło: materiały własne.
Technologiczne aspekty personalizacji wydarzeń
Rozwój technologii oraz szerokie wykorzystanie sztucznej inteligencji otworzyło nowe możliwości personalizacji wydarzeń:
Aplikacje eventowe i sztuczna inteligencja
Zastosowanie aplikacji eventowych (także z elementami AI) jest coraz popularniejsze. Sztuczna inteligencja potrafi na bieżąco analizować zachowania użytkowników i rekomendować prelekcje czy wystawców.
Uczestnicy wydarzeń używających aplikacji z personalizowanymi rekomendacjami często oceniają swoje doświadczenie jako lepsze w porównaniu do standardowych wydarzeń. Aplikacje pomagają także w nawigacji po dużych wydarzeniach – specjalnie przygotowaną apkę stosujemy w rowerowej grze miejskiej FRRuuu. Uczestnicy wydarzenia sprawdzają w niej bieżący postęp gry, liczbę punktów,, a także korzystają z podglądu trasu.
Technologie zbliżeniowe i beacony
Festiwal Coachella wykorzystuje opaski RFID, które służą nie tylko jako bilety, ale również personalizują doświadczenia uczestników. Można wykorzystać je np. do aktywacji konkretnych atrakcji oraz do monitorowania przepływu osób przez strefy eventu.
Branży eventowej nieobce są też beacony. To małe urządzenia, które wysyłają sygnał radiowy odbierany przez smartfon lub tablet za pomocą Bluetooth. Są z powodzeniem stosowane podczas dużych wydarzeń, jak konferencja CES w Las Vegas i umożliwiają np. wysyłanie spersonalizowanych powiadomień na podstawie lokalizacji uczestnika. Wykorzystanie rozwiązań aktywnie sczytujących lokalizację nie tylko usprawniają poruszanie się po wydarzeniu, ale również zwiększają częstotliwość interakcji uczestników z wystawcami.
Rzeczywistość rozszerzona (AR) i wirtualna (VR)
Implementacja rozwiązań AR/VR pozwala uczestnikom na immersyjne doświadczenia, czyli glębokie „zanurzenie” się w event. To z kolei sprawia, że łatwiej jest pozytywnie zapamiętać imprezę.
W trakcie konferencji strategicznej dla klienta z branży rozwiązań dla logistyki Compani wybór padł na sterowane myślami gry wideo. To rozwiązanie z łatwością przyciągnęło uwagę uczestników eventu i było przyczynkiem do delikatnej, pobudzonej ciekawością rywalizacji. Zgadnij o jakim elemencie wydarzenia uczestnicy rozmawiali potem tygodniami?
Personalizacja doświadczeń z wykorzystaniem technologii VR. Źródło: materiały własne.
Efektywne strategie personalizacji wydarzeń
Aby skutecznie wdrożyć personalizację wydarzeń, organizatorzy powinni:
Zbierać i analizować dane – sukces personalizacji zależy od systematycznego zbierania i analizy danych o uczestnikach. Informacje te pozwalają na lepsze zrozumienie potrzeb i preferencji różnych grup i zwiększenie dopasowania na kolejnych eventach.
Segmentować uczestników – podział na grupy o podobnych potrzebach i zainteresowaniach = lepsza personalizacja. Zamiast tworzyć jedno uniwersalne doświadczenie, warto dostosować ofertę do konkretnych segmentów.
Nie bać się technologii – wykorzystanie narzędzi z funkcjami personalizacji zwiększa ROI wydarzenia. Pozwala też lepiej zarządzać doświadczeniem uczestnika.
Zachować elastyczność – uczestnicy cenią możliwość modyfikacji swojego harmonogramu w trakcie wydarzenia. Elastyczność w planowaniu własnego doświadczenia to kluczowy element udanej personalizacji.
Zbierać feedback i wcielać sugestie w życie – organizatorzy, którzy robią użytek z opinii uczestników, osiągają lepsze wyniki. Każde wydarzenie to okazja do nauki i wprowadzenia ulepszeń na przyszłość.
Podsumowanie
Personalizacja wydarzeń to więcej niż przejściowy trend w branży eventowej. To strategia, która cieszy się dużym zainteresowaniem klientów agencji eventowych. 3 na 4 z nich oczekuje, że propozycje związane z personalizacją doświadczeń znajdą się w przygotowywanych przez agencję ofertach komunikacyjnych. Tak wynika z raportu “Event marketing 2024/2025. Człowiek w centrum w czasach AI”. Widać wyraźnie, że wydarzenia, które uwzględniają osobiste preferencje gości, notują lepsze wyniki pod względem satysfakcji i zaangażowania.
Wykorzystanie technologii do personalizacji z pewnością będzie wykorzystywane coraz szerzej. Organizatorzy, którzy potrafią umiejętnie wykorzystać ją do budowania doświadczeń stworzą eventy, które pozostaną w pamięci uczestników na długo. W świecie pełnym podobnych do siebie wydarzeń, to właśnie osobiste doświadczenie będzie tym, co wyróżnia naprawdę udany event.
