Brief eventu - najczęstsze błędy! - Compani: More Than Events

Planujesz event. Masz wizję, budżet i ambitne cele. Wysyłasz brief eventu do agencji i… dostajesz propozycję, która nie spełnia Twoich oczekiwań. Przesyłasz kolejny brief eventu. Znowu to samo. Brzmi znajomo? Problemem rzadko jest brak kreatywności agencji eventowych. Najczęściej winowajcą jest… wspomniany brief, który zamiast być drogowskazem generuje komunikacyjny chaos.

Nie popełniaj błędów przy tworzeniu briefu eventu. Usprawnij przygotowanie najlepszego wydarzenia w Twoim życiu!

Brief eventu. Najczęstsze błędy

Pamiętaj, nikt nie siedzi Ci w głowie. Pomimo tego że technologia jest coraz bardziej zaawansowana, czytanie w myślach nie jest umiejętnością na porządku dziennym. Większość nieudanych współprac zaczyna się od tzw. briefu „na skróty”. Najczęstsze powody, dla których agencja błądzi we mgle, to:

brak celu operacyjnego. Agencji nie wystarczy stwierdzenie, że „chcemy zrobić fajny event”. To nie cel. Bez informacji, czy chcesz sprzedać produkt, zintegrować zespół po fuzji, czy ocieplić wizerunek marki, agencja strzela na oślep.
Domysły zamiast faktów. Komunikuj się w sposób jasny i klarowny, zaznaczając co lubisz, a czego nie znosisz. Zaoszczędzisz czas na odrzucanie propozycji, które w ogóle nie są w Twoim stylu.
Czasami brief jest tak szczegółowy w kwestiach technicznych, że zabija kreatywność. Daj agencji przestrzeń na „efekt WOW”, zamiast narzucać kolor serwetek na starcie.

Kluczowe informacje: czego agencja potrzebuje w briefie eventu?

Dobra instrukcja to fundament udanej współpracy, absolutna podstawa. Jeśli chcesz otrzymać ofertę „szytą na miarę”, musisz zawrzeć w nim te 8 filarów:

Najczęstsze błędy firm w tworzeniu briefu eventu

Nawet najwięksi gracze wpadają w te pułapki. Upewnij się, że Ty ich unikasz!

1. Tabu budżetowe

„Zaproponujcie coś, a my powiemy, czy nas stać” to najkrótsza droga do straty czasu obu stron. Agencja przygotuje projekt za 200 tys. zł, podczas gdy Ty masz 50 tys. zł. Szczerość budżetowa pozwala na optymalizację kosztów od pierwszego dnia.

2. Kopiuj-wklej z poprzedniego roku

Świat eventów zmienia się dynamicznie. Briefowanie agencji na podstawie dokumentu sprzed trzech lat to przepis na porażkę. Otrzymasz wtórny projekt, który nie przystaje do obecnych trendów ani potrzeb Twoich, pracowników i klientów.

3. Zbyt krótki termin na odpowiedź

Genialne pomysły wymagają czasu na research i wyceny u podwykonawców. Jeśli dajesz agencji 3 dni na przygotowanie kompleksowej strategii, licz się z tym, że otrzymasz „gotowca” z szuflady, a nie dedykowane rozwiązanie.

4. Brief eventu a projektowanie doświadczenia

Firmy często skupiają się na logistyce (hotel, jedzenie, scena), zapominając o emocjach. Opisz, jak gość ma się czuć od momentu otrzymania zaproszenia aż do maila z podziękowaniem po evencie. Z czym ma zostać po wydarzeniu?

Złota zasada: Brief to początek dialogu. Im więcej twardych danych dasz agencji na starcie, tym mniej poprawek naniesiesz na finałowy projekt.

Skontaktuj się z nami, przejdziemy wspólnie przez brief eventu!