Czy możliwe jest połączenie prezentacji nowej strategii biznesowej z elementami integracji zespołu? Wszak prezentacja to ogromnie ważny temat dla pracowników – ale nadal o pracy. Jak zatem połączyć dwa, wydawać by się mogło, odległe światy i dodatkowo, zaszczepić w zespole motywację? Podczas Trans.eu Keynote 2025 udało nam się to zrealizować.
Jak i utrzymać dynamikę wydarzenia, gdy scenariusz nieco wymyka się spod kontroli… Poznaj kulisy realizacji strategicznej konferencji Keynote dla Trans.eu 2025.
W świecie dynamicznych zmian rynkowych, zakomunikowanie nowej strategii firmy to jedno z największych wyzwań dla Zarządu oraz działów HR. Trzeba mówić jasno i klarownie, z wyszczególnieniem najważniejszych elementów, ale i zwięźle i na tyle krótko, aby utrzymać stuprocentową uwagę. Należy wyważyć elementy biznesowe i… dobrą zabawę! Tak jak w przypadku Trans.eu Keynote 2025.
Taki brief otrzymaliśmy od klienta, który raz na dwa lata organizuje flagowe wydarzenie: Trans.eu Keynote, które odbyło się w 2025 roku. Celem projektu było nie tylko przedstawienie nowych kierunków rozwoju i zmian strukturalnych, ale przede wszystkim zintegrować, zainspirować i scementować zespół wokół nowych celów.
Poniższe case study to dowód na to jak zaufanie i bezbłędna egzekucja techniczna przełożyły się na spektakularny sukces eventowy oceniony przez uczestników na 4,7 w 5-gwiazdkowej skali.
Organizacja wydarzenia tej rangi, dla wymagającego Zarządu, połączenia wielu (domniemanie sprzecznych) celów i zaspokojenia potrzeb setek pracowników, wymaga partnera, który nie potrzebuje długich wdrożeń. My wychodzimy naprzeciw tym oczekiwaniom, skutecznie skracając komunikację i unikając potencjalnego boksowania się na wiadomości. Klientom – przyszłym i obecnym – udostępniamy kompletny brief, którego wypełnienie skutecznie skraca czas przygotowania imprezy.
Dla Trans.eu wybór Compani był naturalny. Dlaczego? Bardzo ważne w branży eventowej jest nawiązywanie długofalowych relacji. Dlatego ponowna współpraca z Trans.eu docelowo miało być (i było!) kontynuacją sukcesu sprzed dwóch lat.
Klient wskazał na 3 najważniejsze elementy, które zadecydowały o wspólnym wejściu w projekt:
„Wygrały super pomysły, background doskonałej współpracy oraz to, że Compani wie, z czym się mierzyć i doskonale czuje potrzeby Zarząd Trans.eu.”
W Compani, oprócz bycia wykonawcą, jesteśmy partnerem biznesowym. Dzięki zbieraniu informacji i badaniu potrzeb, znamy dynamikę, cele oraz specyfikę klienta, co pozwala nam na płynną współpracę nad scenariuszem praktycznie do ostatnich minut przed startem.
Głównym wyzwaniem projektowym było połączenie dwóch światów: biznesowej prelekcji i angażującego spektaklu, dobrej zabawy. Kluczem do sukcesu była perfekcyjna organizacja, zarządzanie czasem, wsłuchanie się w potrzeby klienta i balans między elementami budującymi cały wieczór. Jak się okazało, już podczas realizacji, najważniejsze były przygotowanie prelegentów oraz najwyższa jakość oprawy multimedialnej.
Dyscyplina czasowa – to nie brzmi nadmiernie atrakcyjnie, prawda? Nic bardziej mylnego. Zadbanie o nadanie odpowiednich ram czasowych każdemu wystąpieniu (które zostało wielokrotnie przećwiczone przed oficjalnym rozpoczęciem imprezy) pozwoliło na płynne przeprowadzenie części biznesowej. Członkowie Zarządu czuli się pewnie i komfortowo, gdy wiedzieli, co i kiedy powinni powiedzieć.
Zadbaliśmy o oprawę wizualną – na gigantycznym ekranie LED wyświetlaliśmy specjalnie na tę okazję zaprojektowane animacje: motywy kosmiczne. Sami prelegenci wystąpili w kurtkach astronautów – kluczem do przyciągnięcia uwagi jest spójność! Innym elementem, który pomógł nam w realizacji był porządek: rozdzieliliśmy zarządzanie prezentacjami pomiędzy realizatora a grafika. Efekt? Zero wpadek technicznych, płynne przejścia i pełna kontrola nad dynamiką show.
Najlepszą agencję eventową poznaje się nie po tym, jak realizuje idealny plan, ale jak reaguje, gdy pojawiają się nieprzewidziane okoliczności. Podczas konferencji, w wyniku błędu systemu wentylacji obiektu, uruchomił się fałszywy alarm przeciwpożarowy. Kryzysowa sytuacja trwała blisko 15 minut.
W sytuacji, która dla wielu wydarzeń oznaczałaby organizacyjny paraliż i przymusową ewakuację, zespół Compani wraz z prelegentem zachowali absolutną zimną krew: prowadzący błyskawicznie przejął inicjatywę na scenie, dając jasne instrukcje, panując nad sytuacjąi utrzymując nienaganny flow spotkania. A Zarządzanie kryzysowe za kulisami pozwoliło we współpracy ze strażą pożarną opanować sytuację bez rozbijania struktury eventu. Dzięki temu uczestnicy czuli się bezpiecznie, a program konferencji został zrealizowany w 100%.
Konferencja okazała się gigantycznym sukcesem wizerunkowym i frekwencyjnym. Ankiety ewaluacyjne wypełnione przez 108 uczestników nie pozostawiają złudzeń:
| Obszary oceny | Wynik |
| Ogólna ocena konferencji | 4,7/5 |
| Komunikacja przed eventem | 4,8/5 |
| Oprawa wizualna i animacje | 4,8/5 |
Wydarzenie tak mocno zintegrowało zespół i odpowiedziało na cele strategiczne, że Trans.eu już teraz planuje kolejne edycje. Z uwagi na rosnącą liczbę uczestników, wspólnie z klientem przeczesujemy już rynek w poszukiwaniu jeszcze większych przestrzeni na Keynote 2027. Bo to, że zrobimy go razem, jest już jasne!
Planujesz strategiczną konferencję, jubileusz firmy lub event, który ma realnie wpłynąć na zaangażowanie pracowników i zaufanie do Zarządu? Postaw na partnera, który dostarcza kreatywne pomysły, doskonale rozumie biznesowe cele HR i CEO, a w momentach kryzysowych działa jak szwajcarski zegarek.
5 największych kosztów realizacji eventu
Poznaj największe koszty eventu: Catering, scenotechnika, noclegi, marża agencji, kosztowne błędy i jak ich unikać.
Czy potrzebujesz agencji eventowej?
Firma eventowa czy samodzielna organizacja wydarzenia firmowego? Sprawdź, kiedy skorzystać ze wsparcia agencji.
