Współczesny uczestnik eventu dysponuje jedną, bardzo cenną walutą: uwagą. Jeśli zaserwujesz mu generyczny program „dla wszystkich”, wyda ją gdzie indziej. Personalizacja przestała być miłym dodatkiem i imiennym zwrotem w mailu (chociaż o tym również musisz pamiętać!). To sposób, by odpowiedzieć na potrzeby uczestników i zapisać się w ich pamięci. To sposób na projektowanie doświadczeń i uzyskanie wysokiego poziomu satysfakcji – jednego ze wskaźników, którym badamy skuteczność eventu.
W dobie masowych wydarzeń, luksusem stało się poczucie, że organizator wie, kim jesteśmy i po co przyszliśmy. Skuteczna personalizacja to nie kwestia skomplikowanych poszukiwań, ale uważności na drugiego człowieka. Jeśli chcesz, by Twój event realnie zapadł w pamięć, musisz przestać traktować uczestników jak „target”, a zacząć jak gości.
Niezależnie czy projektujesz konferencję czy wewnętrzny event integracyjny – zasady są takie same. Największy błąd? Założenie, że wiesz, czego chcą ludzie. Ba! Jeszcze gorzej, gdy uznasz, że chcą na pewno tego, co Ty. Żyjemy w bańkach, w których coś co nam się wydaje niekoniecznie jest prawdą. Personalizacja zaczyna się od porządnego researchu, zbadania potrzeb. W Compani robimy to dogłębnie – pytamy o cele, zakładane efekty, co Ty kliencie chcesz osiągnąć, na czym najbardziej mu zależy. Pamiętaj, po drugiej stronie zawsze jest człowiek i to on ma czuć się dobrze.
Pomożemy ułożyć Ci zarys persony, która weźmie udział w Twoim wydarzeniu i zrealizujemy spersonalizowany event, który zapadnie gościom w pamięci (link do jakiejś realizacji).
Dobry event to taki, w którym uczestnik czuje, że ma kontrolę. A Ty jesteś, by zredukować potencjalne niewiadome, odpowiadać na pytania i zapewniać DOBRY czas. Już wiesz, że zamiast sztywnego harmonogramu, lepiej sprawdzają się modułowe doświadczenia. Twój gość zapisał się do aktywności, które najbardziej mu odpowiadają.Zadbaj również o przestrzeń. We współpracy z Compani przygotujesz strefy komfortu, zadbasz o różną wrażliwość uczestników (tak, przypominamy, nie jesteśmy wszyscy ulepieni z tej samej gliny). Strefa ciszy dla introwertyków czy stanowiska do pracy „deep work” to sygnał: „Widzimy Cię i szanujemy Twoje potrzeby”.
Większość ludzi boi się podejść do obcej osoby. Twoim zadaniem jako organizatora jest ułatwienie pierwszego kroku bez udziału technologii.
Ale kto powiedział, że technologia jest zła! Rozwój technologii oraz szerokie wykorzystanie sztucznej inteligencji otworzyło nowe możliwości personalizacji wydarzeń:
Zastosowanie aplikacji eventowych (także z elementami AI) jest coraz popularniejsze. Sztuczna inteligencja potrafi na bieżąco analizować zachowania użytkowników i rekomendować prelekcje czy wystawców. Jeśli masz na to środki, aplikację możesz stworzyć już na potrzeby zapisu do wydarzenia – AI badając potrzeby uczestnika zaproponuje mu najodpowiedniejsze warsztaty czy panele.
Uczestnicy wydarzeń używających aplikacji z personalizowanymi rekomendacjami często oceniają swoje doświadczenie jako lepsze w porównaniu do standardowych wydarzeń. Aplikacje pomagają także w nawigacji po dużych wydarzeniach – specjalnie przygotowaną apkę stosujemy w rowerowej grze miejskiej FRRuuu. (link) Uczestnicy wydarzenia sprawdzają w niej bieżący postęp gry, liczbę punktów,, a także korzystają z podglądu trasu.
Festiwal Coachella wykorzystuje opaski RFID, które służą nie tylko jako bilety, ale również personalizują doświadczenia uczestników. Można wykorzystać je np. do aktywacji konkretnych atrakcji oraz do monitorowania przepływu osób przez strefy eventu.
Branży eventowej nieobce są też beacony. To małe urządzenia, które wysyłają sygnał radiowy odbierany przez smartfon lub tablet za pomocą Bluetooth. Są z powodzeniem stosowane podczas dużych wydarzeń, jak konferencja CES w Las Vegas i umożliwiają np. wysyłanie spersonalizowanych powiadomień na podstawie lokalizacji uczestnika. Wykorzystanie rozwiązań aktywnie odczytujących lokalizację nie tylko usprawniają poruszanie się po wydarzeniu, ale również zwiększają częstotliwość interakcji uczestników z wystawcami.
Implementacja rozwiązań AR/VR pozwala uczestnikom na immersyjne doświadczenia, czyli glębokie „zanurzenie” się w event. To z kolei sprawia, że łatwiej jest pozytywnie zapamiętać imprezę.Doświadczenie Compani: w trakcie konferencji strategicznej, któr dla klienta z branży logistyki wybór padł na sterowane myślami gry wideo. To rozwiązanie z łatwością przyciągnęło uwagę uczestników eventu i było przyczynkiem do delikatnej, pobudzonej ciekawością rywalizacji. Zgadnij o jakim elemencie wydarzenia uczestnicy rozmawiali potem tygodniami?
Storytelling uczy nas, że diabeł tkwi w szczegółach. To one sprawiają, że event wydaje się „osobisty”.
Aby skutecznie wdrożyć personalizację wydarzeń, organizatorzy powinni:
Personalizacja wydarzeń to więcej niż przejściowy trend w branży eventowej. To strategia, która cieszy się dużym zainteresowaniem klientów agencji eventowych. Aż 75% z nich oczekuje, że propozycje związane z personalizacją doświadczeń znajdą się w przygotowywanych przez agencję ofertach komunikacyjnych. Tak wynika z raportu “Event marketing 2024/2025. Człowiek w centrum w czasach AI”. Widać wyraźnie, że wydarzenia, które uwzględniają osobiste preferencje gości, notują lepsze wyniki pod względem satysfakcji i zaangażowania.
Wykorzystanie technologii do personalizacji z pewnością będzie wykorzystywane coraz szerzej. Organizatorzy, którzy potrafią umiejętnie wykorzystać ją do budowania doświadczeń stworzą eventy, które pozostaną w pamięci uczestników na długo. W świecie pełnym podobnych do siebie wydarzeń, to właśnie osobiste doświadczenie będzie tym, co wyróżnia naprawdę udany event.
Chcesz stworzyć prawdziwie spersonalizowany event? Porozmawiajmy.
