Ekologiczne eventy – jak organizować zrównoważone wydarzenia.

Organizacja wydarzeń generuje znaczący ślad środowiskowy. Od odpadów i marnowania żywności, przez szerokie wykorzystanie materiałów jednorazowego użytku, aż po gigantyczne zużycie energii. Jednak eventy realizowane zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju to już nie miły dodatek. To standard wymagany przez uczestników, klientów i przepisy. Jak organizować ekologiczne eventy?

Regulacje i standardy dotyczące zrównoważonych wydarzeń

Branża eventowa stoi obecnie przed wyzwaniem sprostania coraz bardziej rygorystycznym standardom środowiskowym:

• Dyrektywa CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) – obliguje duże firmy do raportowania wpływu środowiskowego, w tym emisji generowanych w trakcie organizowanych przez nie wydarzeń.

• Norma ISO 20121 – międzynarodowy standard zarządzania  zrównoważonymi wydarzeniami, określający wytyczne, które trzeba spełnić, aby ograniczyć negatywny wpływ na środowisko.
• GHG Protocol (Greenhouse Gas Protocol) – definiuje metodologię pomiaru i raportowania emisji gazów cieplarnianych, w tym emisji z zakresu 3 obejmujących wydarzenia firmowe.
• Wymogi ESG (Environmental, Social, Governance) – oczekiwania inwestorów i partnerów biznesowych dotyczące zgodności działań firmy z zasadami zrównoważonego rozwoju nie tylko od strony.
• Lokalne regulacje odpadowe – coraz bardziej restrykcyjne przepisy dotyczące segregacji i recyklingu odpadów eventowych.

Kolejne regulacje, o których tylko się mówi, a każdy i tak działa po swojemu? Nic z tych rzeczy! Aż 90% klientów agencji eventowych wymaga od nich wiedzy i doświadczenia w prowadzeniu zrównoważonych projektów event marketingowych. To dane z raportu “Event Marketing 2023/2024. Wpływ zrównoważonego rozwoju na przemysł spotkań”. Niewiele mniej, bo aż 83% firm, za ważne uważa weryfikowanie dostawców pod kątem działań ekologicznych przez obsługujące ich agencje.

Less waste jako standard, nie dodatek

Less waste nie jest opcjonalnym dodatkiem do eventu ani modnym hasłem marketingowym. To niezbędny element każdego realizowanego dla klientów projektu. Oto konkretne rozwiązania, które stanowią standard pracy w Compani:

1. Świadome planowanie wydarzeń

Ekologiczne podejście zaczyna się już na etapie koncepcji i planowania:

• Wybór odpowiednich lokalizacji – do współpracy wybierane są obiekty z dobrym dostępem do komunikacji publicznej i przestrzegające praktyk ekologicznych przede wszystkim w zakresie zarządzania odpadami i wykorzystania energii.
• Ograniczenie papieru – zastąpienie drukowanych materiałów rozwiązaniami cyfrowymi: aplikacje eventowe, elektroniczne informatory.
• Współpraca z odpowiedzialnymi dostawcami – weryfikacja obejmuje nie tylko venue czy zarządzanie energią, ale nawet rodzaj używanych opakowań i zakupy dokonywane na potrzeby organizacji eventu. Ważny jest wybór partnerów, którzy potrafią udokumentować, że dbają o środowisko.
• Przemyślane menu eventowe – warto rozważyć komponowanie menu z uwzględnieniem lokalnych i sezonowych produktów, oferując przy tym wartościowe opcje roślinne.

2. Praktyczne zarządzanie odpadami

Compani przykłada dużą wagę do ograniczania i właściwego zarządzania odpadami:

• Zapobieganie marnowaniu – ograniczenie ilość potencjalnych odpadów już na etapie planowania wydarzenia ze szczególną uwagą na elementy scenografii – niestety normą branżową jest sytuacja, w której elementy scenografii nie nadają się do ponownego wykorzystaniu. 
• Ograniczenie plastikowych produktów jednorazowego użytku – zastąpienie ich naczyniami wielorazowymi lub biodegradowalnymi alternatywami znacząco zmniejsza ilość odpadów generowanych w trakcie wydarzenia dla kilkuset uczestników.
• Przejrzysty system segregacji – zapewnienie wyraźnie oznaczonych pojemników do segregacji i informujemy uczestników o jej zasadach.

3. Przemyślany transport

Transport uczestników i elementów scenografii stanowi istotny element śladu węglowego wydarzeń. Oto działania, które zmniejszają jego wpływ na środowisko:

• Współpraca z transportem publicznym – informowanie o dostępnych połączeniach, oferowanie zniżek dla uczestników wybierających komunikację zbiorową, a nawet wykorzystanie transportu publicznego jako integralnego elementu wydarzenia.
• Offsetowanie emisji – współpraca z wiarygodnymi projektami kompensacyjnymi to nieodłączna część wielu projektów. W ramach Biegu Firmowego i rowerowej gry miejskiej FRRuuu dostępne są pakiety startowe wspierające sadzenie drzew oraz zapewniające uczestnikom koszulki pochodzące z recyklingowanych materiałów.

4. Odpowiedzialny catering

Catering to obszar, w którym można osiągnąć znaczące efekty ekologiczne:

• Współpraca z lokalnymi dostawcami – skrócenie łańcucha dostaw, wspieranie lokalnych producentów i wykorzystanie produktów sezonowych wpisują się w strategię działań zgodnych z kryteriami ESG.
• Zrównoważone menu – oferowanie różnorodnych opcji roślinnych i ograniczenie użycia produktów, których produkcja generuje znaczny ślad węglowy.
• Planowanie zapotrzebowania – nikt nie chce, żeby na jego evencie zabrakło jedzenia, jednak szacowanie ilość potrzebnego jedzenia/liczby porcji poszczególnych dań pozwala wymiernie ograniczyć marnowanie żywności.

5. Ekologiczne materiały eventowe

Dbamy o to, by wszystkie elementy scenografii i materiały były zgodne z zasadami ekologii:

• Scenografia wielokrotnego użytku – inwestycja w wysokiej jakości, modułowe elementy scenografii, których można używać wielokrotnie jest nie tylko przyjazna dla środowiska, ale także ogranicza koszty produkcji wydarzenia. Świetnym przykładem tego działania są cykliczne otwarcia restauracji Popeyes, które Compani przeprowadza w całej Polsce przy użyciu tych samych materiałów.
• Materiały z recyklingu – wykorzystanie tworzyw pochodzących z odzysku do produkcji koszulek startowych dla biegaczy w Biegu Firmowym.
• Cyfrowe materiały informacyjne – ograniczenie druku i udostępnienie prezentacji oraz materiałów w formie cyfrowej to znacząca oszczędność surowców, energii i kosztów. Szczególnie widać to na przykładzie dużych eventów sportowych dla kilkuset i więcej uczestników.
• Efektywne wykorzystanie sprzętu – wykorzystanie tego samego sprzętu do realizacji wydarzeń dla różnych klientów, zamiast każdorazowego wypożyczania od różnych dostawców.

Case study: Bieg Firmowy – ekologiczny event z mierzalnymi efektami

Flagowym przykładem ekologicznego podejścia w Compani jest organizacja Biegu Firmowego z pomiarem efektów środowiskowych. Oto konkretne rozwiązania, które wdrażane są do projektu już od 2020 r.:

• Rezygnacja z folii do pakowania koszulek dla uczestników – koszulka jest pakowana w arkusz tektury i obwiązywana sznurkiem (zamiast taśmy klejącej). Pakowanie koszulek miało na celu uniknięcie folii i wybór rozwiązania, które zużyje możliwie jak najmniej surowców.
• Materiały drukowane wykonane z surowców wtórnych – staramy się rezygnować z wszelkich form drukowania. Są jednak materiały, które musimy wyprodukować w formie fizycznej, aby wszystkie niezbędne informacje o wydarzenie dotarły do jego uczestników. W takiej sytuacji materiały są tworzone w 100% z surowców wtórnych. W przyszłości planujemy przejście w 100% na cyfrowe nośniki informacji.
• Pomiar śladu węglowego wydarzenia – współpraca z Carbon Footprint Foundation pozwala co roku mierzyć wpływ Biegu na środowisko i na podstawie pozyskanych danych tworzyć raporty dla firm uczestniczących w projekcie oraz opracować plan działań kompensacyjnych.
• Rezygnacja z wody butelkowanej dla uczestników – współpraca z Wrocławską Kranówką pozwoliła zapewnić wodę dla kilku tysięcy biegaczy oraz znacząco ograniczyć zużycie plastiku. Woda była nalewana uczestnikom do biodegradowalnych kubeczków lub bidonów, które zabrali ze sobą uczestnicy.
• Wykorzystanie materiałów po wydarzeniu – niewielka liczba wyprodukowanych i niesprzedanych koszulek dla uczestników trafiła do Domu Dziecka w Łodzi – taką potrzebę wskazał nam dostawca. Z kolei materiały brandingowe zostały przekazane osobie, która tworzy autorskie, recyklingowe wyroby chałupnicze.
• Sadzenie nowych drzew – w 2024 r., dzięki środkom zebranym ze sprzedaży pakietu GREEN RUN, posadzonych zostało 805 nowych drzew.

Dzięki tym rozwiązaniom znacząco ograniczyliśmy ilość odpadów i emisję CO2, a uczestnicy bardzo pozytywnie ocenili pro-ekologiczne podejście.

Experience. Engagement. Enviroment.

Organizacja ekologicznych eventów to proces, który wymaga wiedzy, doświadczenia i zaangażowania. W Compani staramy się, aby każdy realizowany przez nas projekt był jak najbardziej przyjazny dla środowiska. Bez kompromisów w zakresie jakości i wrażeń uczestników. Możemy pomóc w organizacji Twojego kolejnego wydarzenia z uwzględnieniem zasad less waste i zrównoważonego rozwoju. Porozmawiajmy.