Organizacja wydarzeń to złożony proces wymagający odpowiedniego planowania, zasobów i doświadczenia. I chociaż zajmujemy się tym na co dzień, mówimy uczciwie – nie każde wydarzenie wymaga zaangażowania profesjonalnej agencji eventowej. W tym artykule chcemy wskazać, kiedy faktycznie potrzebujesz wsparcia agencji, a kiedy możesz poradzić sobie samodzielnie i nie angażować zasobów tam, gdzie nie przyniosą rzeczywistej wartości dodanej.
Jeśli planujesz niewielkie spotkanie zespołu na 20-30 osób i chcesz zorganizować wyjście do restauracji czy nawet jednodniową wycieczkę, prawdopodobnie nie potrzebujesz agencji. Takie imprezy wymagają głównie rezerwacji miejsca, zamówienia cateringu i, ewentualnie, transportu – zadania, które spokojnie możesz wykonać wewnętrznymi siłami firmy. Większość restauracji i lokali oferuje własne menu grupowe i dedykowane przestrzenie, a pracujący w nich managerowie mogą być bardzo pomocni w koordynacji wydarzenia. Połączenie ich wiedzy i doświadczenia z siłami jednej osoby z działu administracji czy HR najczęściej jest zupełnie wystarczające.
Regularne szkolenia dla pracowników w siedzibie firmy lub w typowych salach konferencyjnych to wydarzenia, które można zorganizować własnymi siłami. Większość hoteli i centrów konferencyjnych ma gotowe oferty odpowiadające na takie zapotrzebowanie, a obsługa techniczna jest zazwyczaj wliczona w cenę wynajmu. Standardowy pakiet konferencyjny obejmuje zwykle salę z podstawowym wyposażeniem audiowizualnym, przerwę kawową oraz lunch.
Jeśli Twoja firma regularnie uczestniczy w targach i posiada standardowe, modułowe stoisko wielokrotnego użytku, prawdopodobnie poradzisz sobie z jego organizacją bez agencji. Obsługę logistyczną i montaż takich stoisk można zlecić firmie, która się w tym specjalizujące. Przy regularnym uczestnictwie w tych samych imprezach targowych wypracowujesz własne procedury i kontakty, które eliminują potrzebę zewnętrznego wsparcia. Proste stoiska systemowe nie wymagają skomplikowanej produkcji ani specjalistycznej wiedzy technicznej.
Regularne dni otwarte i rekrutacyjne
Wydarzenia cykliczne, które odbywają się według podobnego scenariusza, jak dni otwarte dla kandydatów, targi pracy czy dni rekrutacyjne, po kilku edycjach stają się na tyle przewidywalne i powtarzalne, że można je z powodzeniem organizować wewnętrznie. Chociaż rekrutacje często mają dla firm kluczowe znaczenie, to niewiele przedsiębiorstw decyduje się na organizowanie wydarzeń z tej okazji.
Gdy wypracujesz już własne szablony materiałów, kontakty z dostawcami i sprawdzone procesy, zaangażowanie agencji może być zbędnym wydatkiem.
Jeśli regularnie zapraszasz niewielkie grupy klientów na degustacje, pokazy nowych produktów czy kameralne prezentacje w swojej siedzibie, prawdopodobnie masz już na pokładzie zespół, który potrafi obsłużyć takie wydarzenia. Tego typu spotkania rzadko wymagają opracowania zaawansowanego scenariusza i atrakcji czy koordynacji wielu elementów jednocześnie.
Możesz śmiało skorzystać z chatbotów AI, które w kilka sekund tworzą gotowe plany na realizację konkretnych typów eventów. Przykładowy prompt jaki możesz wykorzystać to “Przygotuj 3 plany na organizację kameralnego eventu dla klientów w siedzibie firmy. Wydarzenie powinno obejmować degustację i prezentację produktów. W planie uwzględnij harmonogram oraz kluczowe działania i zasoby potrzebne do zorganizowania wydarzenia”. Jeśli zdecydujesz się działać z AI, pamiętaj o określeniu szczegółów eventu, które są dla Ciebie istotne.
Jeśli nie czujesz się pewnie w samodzielnej organizacji, możesz skorzystać z sesji consultingowych z agencją. Compani prowadzi konsultacje, podczas których zasilamy firmy w niezbędną wiedzę, pomagamy zdefiniować cele i potrzeby oraz poukładać prace nad eventem w procesy. Sesja może obejmować analizę potrzeb, dostosowanie koncepcji eventu do celów biznesowych, a także metody takie jak pogłębione wywiady, analizę danych historycznych czy warsztat Event Canvas. Dzięki temu zyskujesz profesjonalne wsparcie, jednocześnie zachowując kontrolę nad organizacją wydarzenia.
Brzmi jak coś dla Ciebie? Napisz do nas, chętnie podzielimy się wiedzą.
W pierwszej części artykułu skupiliśmy się na wydarzeniach, które możesz zorganizować samodzielnie. Jednak w wielu przypadkach wsparcie agencji eventowej może okazać się nieocenione. Organizacja imprez to biznes mocno oparty na relacjach, a agencje znają naprawdę wielu dostawców różnego typu usług. Często właśnie te relacje sprawiają, że wydarzenia wywołują “efekt wow”, a do tego świadczenie wspomnianych usług może odbywać się… po korzystniejszej cenie.
Jakie eventy warto zorganizować z agencją?
Zastanów się nad następującymi kwestiami:
Jeśli na większość z tych pytań odpowiedział_ś “Nie”, prawdopodobnie wsparcie agencji będzie dla Ciebie wartościowe.
Compani działa na rynku wydarzeń dla firm od ponad 7 lat – odebraliśmy tysiące zapytań i możemy powiedzieć bez udawania – wiele z nich dotyczyło imprez, przy których Klienci z powodzeniem poradziliby sobie własnymi siłami. Klienci zlecili nam organizację setek eventów i płynie z tego następująca nauka – największą wartość wnosimy tam, gdzie potrzeba kreatywnego scenariusza i atrakcji, wyzwolenia poziomów zaangażowania dotychczas nieznanych uczestnikom i koordynacji dziesiątek różnych procesów i podwykonawców. Nie chcemy przekonywać klientów, że każde, nawet najmniejsze wydarzenie, wymaga profesjonalnego wsparcia.
Jeśli nie jesteś pewna/pewien, czy Twoje wydarzenie wymaga wsparcia agencji, skontaktuj się z nami. Uczciwie doradzimy, czy możesz zorganizować je samodzielnie, czy lepiej powierzyć je profesjonalistom.
